Nguyên tắc của phương pháp Kanban và những lợi ích trong quản trị sản xuất

Kanban trong tiếng Nhật có nghĩa là ‘bảng trực quan’. Định nghĩa này lần đầu tiên được ứng dụng bởi Toyota như một hệ thống lên kế hoạch cho sản xuất tinh gọn, bắt nguồn từ ‘Toyota Production System’. Đến cuối những năm 1940, Toyota bắt đầu ứng dụng phương pháp sản xuất ‘Just in time’ - một cách tiếp cận cho hệ thống kéo (Pull System), sản xuất theo nhu cầu của khách hàng thay vì sản xuất đẩy như trước đây, với mục tiêu tạo thêm nhiều giá trị cho khách hàng mà không gia tăng thêm chi phí. 

Đến đầu thế kỷ 21, các công ty lớn trong ngành công nghiệp phần mềm nhanh chóng nhận ra cách Kanban có thể thay đổi tích cực cách thức cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Sau nhiều năm thử nghiệm và nỗ lực phát triển bởi các chuyên gia LEAN, phương pháp Kanban ra mắt vào năm 2007 đã vượt qua giới hạn trong ngành sản xuất ô tô và được phổ biến rộng rãi đến nhiều ngành như công nghệ thông tin, phát triển phần mềm, R&D, …

Các nhà sản xuất nhỏ hoàn toàn có thể thiết lập bảng Kanban với 3 bước cột đơn giản nhất: ‘Công việc’, ‘Đang thực hiện’, ‘Hoàn thành’. Khi được xây dựng và thực hiện tuần tự, Kanban góp phần không nhỏ trong việc quản trị sản xuất, mở các nút thắt và giúp quá trình sản xuất trơn tru.

Đọc thêm: 10 nguyên tắc của Kaizen hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao sản xuất

Nguyên sơ của phương pháp Kanban

Các nguyên tắc của Kanban

Kanban được thiết lập như một các tiếp cận với những gia tăng, nâng cấp quy trình và thay đổi hệ thống cho các tổ chức và tập trung vào hoàn thành công việc. Các nguyên tắc cơ bản của Kanban có thể được chia thành 2 loại với 6 cách thực hành. 

Nguyên tắc	Thực hành	Giải thích
Thay đổi nguyên tắc quản lý	Bắt đầu với những gì bạn đang làm ngay bây giờ	Cho phép doanh nghiệp thực hiện sự thay đổi trên quy trình hiện có mà không gây gián đoạn. Phương pháp thực nhận những giá trị của quy trình, vai trò và chức danh hiện có và nên được giữ lại. Bên cạnh đó, nó nếu bật các vấn đề cần được giải quyết và lập kế hoạch thay đổi hiệu quả nhất.
	Đồng ý với những thay đổi mang tính tăng trưởng	Kanban khuyến khích các thay đổi nhỏ liên tục với quy trình hiện tại bằng cách triển khai các hình thức cộng tác và phản hồi.
	Khuyến khích hành vi lãnh đạo ở mọi cấp độ nhân viên	Tư duy lãnh đạo ở các cấp độ thúc đẩy các nhân viên quan sát và tìm phương án cải thiện công việc của họ hàng ngày. Các chia sẻ của nhân viên sẽ hỗ trợ hoạt động cải tiến liên tục (Kaizen) để đạt được hiệu suất tối ưu ở các nhóm và phòng ban.
Nguyên tắc cung cấp dịch vụ	Tập trung vào nhu cầu và mong đợi của khách hàng	Việc hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của khách hàng giúp doanh nghiệp chú trọng đến chất lượng mà sản phẩm họ mang lại và phấn đấu tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng.
	Quản lý công việc	Quản lý công việc trao quyền cho mọi nhân viên trong việc tự tổ chức các vấn đề xung quanh công việc, tập trung vào kết quả mong muốn mà không bị ‘nhiễu’ do những quản lý vi mô
	Thường xuyên xem xét mạng lưới dịch vụ	Kanban yêu cầu những đánh giá liên tục để định hướng dịch vụ nhằm cải thiện dịch vụ khách hàng. Thông qua việc xem xét những phản hồi, khuyến khích tăng hiệu quả của công việc được giao.

Lợi ích vượt trội mà phương pháp Kanban đem lại 

Bên cạnh khả năng nâng cao hiển thị công việc và cải tiến liên tục, phương pháp Kanban còn đem lại 6 lợi ích vượt trội giúp doanh nghiệp quản lý và vận hành hiệu quả hơn. 

Tăng khả năng hiển thị của luồng 

Ý tưởng sơ khai của Kanban là trực quan hóa các hoạt động công việc. Bằng cách này, bảng Kanban sẽ biến thành một trung tâm thông minh mà mọi người đều có thể truy cập và cập nhập về trạng thái của dự án. Các nhiệm vụ sẽ được hiển thị theo từng mục, mang lại sự rõ và và minh bạch trong toàn bộ quá trình làm việc. 

Hiện nay, phương pháp Kanban được tích hợp trên những phần mềm quản lý sản xuất càng tăng thêm tiện ích, khi các nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm, di chuyển và theo dõi hoạt động sản xuất.

Cải thiện tốc độ giao hàng

Kanban cung cấp nhiều cách để người vận hành dự án giám sát chặt chẽ và đưa ra những phân tích về việc phân bổ công việc. Kanban giúp lên kế hoạch sản xuất trong thời gian gian cụ thể để đảm bảo tiến độ hoàn thành. Nhờ theo sát bảng kế hoạch này, các vấn đề gây nên tắc nghẽn hoặc trì hoãn trong dây chuyền sản xuất dễ dàng được xác định. Từ đây, các nhóm sẽ có thể nhanh chóng giải quyết những thách thức để cải thiện quy trình và tốc độ phân phối của họ. 

Tăng sự tương thích giữa mục tiêu kinh doanh và thực tế sản xuất

Việc thúc đẩy tính minh bạch, khuyến khích phản hồi và có những cuộc họp đánh giá thường xuyên, Kanban sẽ cho phép điều chỉnh các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp với hoạt động sản xuất thực tế. Sự liên kết này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao tính linh hoạt, thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường hoặc yêu cầu của khách hàng.

Tăng khả năng dự đoán

Khi tạo ra một bảng Kanban và sắp xếp các hạng mục của công việc trên đó, doanh nghiệp sẽ hiểu sâu hơn về quy trình, phân tích chu kỳ thời gian cho phép công ty cải thiện dự đoán về khối lượng công việc được hoàn thành trong tương lai. Ngoài ra, hiểu được tính nhất quán của xuất lượng sẽ giúp nhà quản trị đưa ra những dự báo và đưa ra những quyết định chính xác hơn. 

Cải thiện khả năng quản lý quy mô và sự phụ thuộc 

Tính năng trực quan hóa của Kanban cũng được áp dụng trong việc lập biểu đồ và quản lý các yếu tố phục thuộc. Khi bắt đầu áp dụng Kanban, doanh nghiệp sẽ liên kết những công việc độc lập, sau đó quản lý luồng hoạt động giữa chúng. Điều này cung cấp các thông tin chi tiết về tình hình hoạt động hiện tại và ý tưởng để cải tiến. Mặt khác, nó cũng tạo ra sự minh bạch trong quản lý chiến lược đối với quy trình làm việc và kết nối giữa các nhóm. 

Tăng sự hài lòng của khách hàng

Phương pháp Kanban ra đời nhằm phục vụ cho việc quản lý sản xuất kéo theo nhu cầu của khách hàng, nó giúp doanh nghiệp giảm lãng phí bằng cách tập trung vào các nhiệm vụ cần thiết trong hiện tại. Bằng cách sử dụng công nghệ trực quan hóa và hiển thị các giới hạn công việc đang tiến hành, doanh nghiệp có thể chắc chắn về sản phẩm đầu ra cũng như thời gian giao hàng sẽ thỏa mãn kỳ vọng khách hàng. 

Hiện nay, phương pháp Kanban được tích hợp trên những phần mềm quản lý sản xuất càng tăng thêm tiện ích, khi các nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm, di chuyển và theo dõi hoạt động sản xuất.