7 bí quyết giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng giúp tối đa lợi nhuận, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp nhỏ hiện nay vẫn chưa chú trọng đầu tư vào những phương pháp kiểm soát kho hàng. Một số nhà sản xuất dự trữ quá ít so với nhu cầu của thị trường. Một số doanh nghiệp ngược lại sản xuất dư thừa để dự phòng. Cả hai điều này đều gây nên những lãng phí cho doanh nghiệp về cả chi phí và nguồn lực. Vậy đâu mới là lời giải cho bài toán quản trị kho? Bài viết dưới đây của blog quản lý sản xuất sẽ chia sẻ cho bạn 7 bí quyết quản lý hàng tồn kho hiệu quả, thích hợp cho những doanh nghiệp quy mô nhỏ đến lớn. 

Xác định những ưu tiên tồn kho 

Việc phân loại những mặt hàng lưu kho thành các nhóm ưu tiên sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được những sản phẩm nào cần đặt hàng nhiều hơn và thường xuyên hơn. Đây là những mặt hàng quan trọng với doanh nghiệp, đem lại lợi doanh số cao nhưng đồng nghĩa với việc nó cũng tiêu tốn nhiều chi phí và thời gian vận chuyển hơn. Các chuyên gia cho rằng quản lý tồn kho nên được phân loại thành 3 nhóm: A,B,C. Các mặt hàng trong nhóm A là có giá thành cao và nhu cầu ít hơn. Sản phẩm trong danh mục C có giá thành thấp và tốc độ quay vòng sản phẩm nhanh. Nhóm B nằm ở giữa sẽ có chi phí vừa phải, khả năng xuất kho chậm hơn nhóm C và nhanh hơn nhóm A. 

Cập nhật thông tin sản phẩm 

Hãy đảm bảo lưu trữ hồ sơ về thông tin sản phẩm cho những mặt hàng đang lưu kho. Thông tin này bao gồm: dữ liệu mã vạch, nhà cung cấp, quốc gia xuất xứ và số lô. Việc theo dõi những dữ liệu về sản phẩm theo thời gian cho phép người quản lý dự báo được những thay đổi ảnh hưởng đến chi phí, sự khan hiếm hay tính thời vụ. 

Bên cạnh đó, việc kiểm tra hàng tồn kho thường được diễn ra định kỳ theo tháng, theo quý và theo năm. Một số mặt hàng ‘bán chạy’ thậm chí được kiểm tra hàng ngày. Kiểm kê kho hàng thường xuyên sẽ đảm bảo số lượng hàng hóa trong kho khớp với báo cáo, tránh trường hợp thiếu hụt hay dư thừa hàng hóa.

Phân tích hoạt động của nhà cung cấp 

Một nhà cung cấp không đáng tin cậy có thể đem lại những rủi ro cho việc tồn kho, ví dụ như chậm trễ giao hàng hoặc tăng giá không báo trước. Do đó, công ty cần thảo luận và thống nhất với nhà cung cấp trước khi ký kết hợp đồng và cùng hợp tác để tìm ra phương án giải quyết khi có vấn đề xảy ra trong chuỗi cung ứng. 

Áp dụng quy tắc kiểm kê 80/20

Theo nguyên tắc chung, 80% lợi nhuận của doanh nghiệp đến từ 20% cổ phiếu. Nguyên tắc này cũng có thể được áp dụng cho quản lý tồn kho. Nhà sản xuất nên ưu tiên quản lý 20% kho hàng này bằng cách hiểu vòng đời của chúng, bao gồm số lượng bán được trong một tuần, một tháng và theo dõi chặt chẽ chúng. 

Nhất quán quy trình

Các doanh nghiệp nhỏ thường gặp phải các vấn đề về quy trình làm việc, khi mỗi nhân viên có thể nhận, nhập và xử lý hàng tồn kho theo cách khác nhau. Sự khác biệt về cách thức nhập kho sẽ mang đến nhiều khó khăn và sai lệch khi báo cáo kho hàng. Do đó, các doanh nghiệp nên hình thành một quy trình tiêu chuẩn và phổ biến đến tất cả nhân viên để việc quản lý tồn kho trở nên dễ dàng và chuẩn xác.

Hiện nay, các kho hàng thông minh đã tối giản những sai sót bằng cách tập hợp thông tin trên cùng một nền tảng như phần mềm quản lý kho, nơi mà nhân viên các cấp đều có thể truy cập dữ liệu về kho hàng mọi lúc, mọi nơi. 

Đọc thêm: RFID là gì? ứng dụng trong quản lý kho hàng

Theo dõi doanh số bán hàng

Theo dõi doanh số bán hàng thường xuyên là một cách hữu hiệu để nhà quản lý nắm bắt mình đã bán những mặt hàng nào, số lượng bán là bao nhiêu cũng như cập nhật lượng hàng tồn kho. Ngoài ra, phân tích những dữ liệu này cung cấp cái nhìn chi tiết về hoạt động kinh doanh trong hiện tại, mặt hàng nào đang được ưa chuộng, có nên giảm giá những sản phẩm đang tồn kho nhiều, sản phẩm có bán theo mùa không hay liệu có một ngày cụ thể trong tuần sản lượng bán ra cao hơn so với thông thường. Từ đây, việc quản lý tồn kho hàng sẽ được điều phối sao cho phù hợp với tình trạng của thị trường và thích nghi tốt hơn tương lai.

Handy Terminal - Máy quét mã vạch cầm tay

Đầu tư vào công nghệ quản lý tồn kho 

Trước đây, công đoạn kiểm kê thường được thực hiện thủ công khiến tiêu tốn nhiều thời gian của doanh nghiệp và dễ gây nên những sai sót số liệu. Hiện nay, các phần mềm quản lý tồn kho hoặc quản lý kho nói chung được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, sử dụng thiết bị quét mã cầm tay nhỏ gọn-Handy Terminal để đọc mã QRCode, BarCode. 

Chức năng của các phần mềm này rất đa dạng: Thiết lập và quản lý hàng hóa, danh mục vật tư; Quản lý hàng hóa vật tư đồng thời nhiều đơn vị tính quy đổi; Quản lý hàng tồn kho theo vị trí, thùng, bao, gói, pallet; Quản lý hàng hóa vật tư theo lô, HSD, tuổi hàng tồn kho; Quản lý định mức tồn kho; Tính giá vốn hàng tồn kho theo nhiều phương pháp; Check mã với khách hàng; Hệ thống báo cáo/phân tích theo nhiều chiều thông tin. 

Kết

Khi sản xuất thông minh đang là một cuộc chạy đua, doanh nghiệp nào chậm chân sẽ bị tụt hậu trên thị trường thì việc ứng dụng các phần mềm công nghệ trong quản lý hàng tồn kho sẽ là một biện pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và tăng sức cạnh trên thị trường.